Tutti i cittadini hanno diritto di avere informazioni, leggere ed ottenere copie di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione.

Il diritto di accesso è garantito da due norme:

• la Legge 07/08/1990, n. 241 "Disposizioni in materia di documentazione amministrativa"
• Il Decreto legislativo 14/03/2013, n. 33 "Obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, che costituisce la versione italiana del cosiddetto Freedom Of Information Act (FOIA)".

Le modalità attraverso le quali i cittadini possono ottenere le informazioni, in relazione alla tutela ai diversi interessi in gioco, sono le seguenti:

• l’accesso documentale pone i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà che l'ordinamento attribuisce loro, a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari. Per questo motivo la domanda di accesso deve essere opportunamente motivata
• l’accesso civico semplice è destinato ai soli atti ed informazioni oggetto di obbligo di pubblicazione, secondo il principio che chiunque ha il diritto di richiederli nei casi in cui ne sia stata omessa la pubblicazione
• l'accesso civico generalizzato riguarda invece gli atti e le informazioni prive di obblighi di pubblicazione, secondo il principio che chiunque ha diritto di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione con il preciso scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico.

L’accesso documentale consente di ottenere informazioni più approfondite rispetto alle altre modalità di accesso. Il cittadino richiedente deve avere un interesse diretto, concreto, e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso. L'accesso generalizzato, viceversa, privilegia l'estensione dell'accesso a scapito della profondità permettendo una larga conoscibilità e diffusione di dati, documenti e informazioni.

L’accesso civico generalizzato è il diritto di chiunque ad accedere a documenti, dati o informazioni detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione obbligatoria.

È stato introdotto dal Decreto legislativo 14/03/2013, n. 33, art. 5, com. 2, e modificato dal Decreto legislativo 25/05/2016, n. 97, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sull'operato delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico.

La domanda può essere formulata da chiunque e non deve essere motivata.
Il rilascio di dati, documenti o informazioni è gratuito, salvo il rimborso del costo effettivamente sostenuto e documentato per la riproduzione su supporti materiali.

Eccezioni assolute

L’accesso civico semplice è il diritto di chiunque di chiedere la pubblicazione di documenti, informazioni o dati che le pubbliche amministrazioni abbiano omesso di pubblicare, pur avendone l’obbligo, nella sezione del sito istituzionale “Amministrazione Trasparente”.

La domanda può essere formulata da chiunque e non deve essere motivata.

Iter

In caso di rifiuto totale o parziale a una domanda di accesso civico semplice o generalizzato, il richiedente può presentare domanda di riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza dell'ente.

In caso di mancata risposta entro il termine è possibile chiedere l'esercizio del potere sostitutivo.

Per tutelare i propri diritti, il cittadino può chiedere di visionare o estrarre una copia di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione. La Legge 07/08/1990, n. 241 garantisce questo diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.

L’accesso può essere informale se la richiesta è fatta personalmente e anche verbalmente all’ufficio e si può prendere immediatamente visione del documento, averne copia e non ci siano dubbi sulla legittimazione e sulla identità del richiedente.

Si parla invece di accesso formale quando  non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, in quanto l’ufficio deve ricercare i documenti o sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso.  In questo caso, il richiedente è invitato a presentare istanza formale scritta e firmata, nella quale devono essere indicati il nome, il cognome e l’indirizzo del richiedente e deve essere specificato il motivo della richiesta.

Il procedimento può essere differito, ad esempio quando i documenti chiesti fanno parte di un procedimento non ancora concluso.

Se si chiede una estrazione di copia è necessario pagare i relativi costi di riproduzione.

Esclusioni dal diritto all'accesso

I documenti conservati negli archivi storici di un ente pubblico sono liberamente consultabili (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 122, com. 1).

Fanno eccezione, in quanto non sono da considerarsi “storici”:

• i documenti che contengono dati sensibili e dati giudiziari, i quali diventano consultabili dopo 40 anni
• i documenti che contengono dati sulla salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate, i quali diventano consultabili dopo 70 anni.

Solo il Ministero dell'Interno, previo parere del soprintendente archivistico, può autorizzare la consultazione di questi documenti per scopi storici (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 123, c.1 e 3).

Gli enti pubblici possono inoltre disciplinare e regolare la consultazione per scopi storici dei propri archivi correnti e di deposito (Decreto legislativo 22/01/2004, n. 42, art. 124 c.1).

Chi accede agli archivi e ai documenti deve osservare il Decreto legislativo 30/06/2003, n. 196, all. 2.