Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 49, le dichiarazioni sostitutive non possono riguardare i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenere:

• manifestazioni di volontà, quali deleghe configuranti una procura, autorizzazioni, rinunce,  mandati, accettazioni, impegnative, assensi, liberatorie, giuramenti, garanzie, ecc.
• promesse di adempimenti futuri
• la costituzione di rapporti giuridici di diritto privato, o la loro  modificazione o estinzione
• contratti, che rientrano nella esclusiva competenza del notaio.

È un documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione dei certificati. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 46, la dichiarazione può riguardare i seguenti stati, qualità personali e fatti:

1. data e il luogo di nascita
2. residenza
3. cittadinanza
4. godimento dei diritti civili e politici
5. stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero
6. stato di famiglia
7. esistenza in vita
8. nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente
9. iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni
10. appartenenza a ordini professionali
11. titolo di studio, esami sostenuti
12. qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
13. situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
14. assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto
15. possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria
16. stato di disoccupazione
17. qualità di pensionato e categoria di pensione
18. qualità di studente
19. qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
20. iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
21. tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio
22. di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa
23. di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
24. di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al Decreto legislativo 08/06/2001, n. 231
25. qualità di vivenza a carico
26. tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile
27. di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

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È un documento, sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali o fatti. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 47, la dichiarazione può riguardare

1. stati, qualità personali e fatti relativi all'interessato dei quali egli sia a diretta conoscenza
2. stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza
3. stati, qualità personali e fatti non espressamente indicati tra quelli soggetti ad autocertificazione.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 19:

la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 48 Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono. La validità temporale dei certificati è definita dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 41:

i certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/-2000, n. 445, art. 48:

in tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze

Non è quindi necessario inserire documenti relativi alle dichiarazioni sostitutive come allegati.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 71:

le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 76, rilasciare dichiarazioni false o fornire documenti non più validi comporta gravi conseguenze, essendo punito ai sensi del Regio Decreto 19/10/1930, n. 1938, Codice penale e delle leggi speciali in materia, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 75.