Il Protocollo svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente. Tali attività sono finalizzate ad assicurare l’identificazione e la reperibilità dei documenti amministrativi formati o acquisiti durante l’esercizio delle attività istituzionali, ai fini dell’avvio dei procedimenti, dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa per l’attuazione concreta dei principi previsti dalla Legge 241/1990. il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.

La trasmissione di documenti al Comune può avvenire

- personalmente

- tramite il servizio postale

- via fax

- a mezzo e-mail o pec

Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica, sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. La copia dell'istanza sottoscritta dall'interessato e la copia del documento di identità possono essere inviate per via telematica;

Il potere di rappresentanza per la formazione e la presentazione di istanze, progetti, dichiarazioni e altre attestazioni nonché per il ritiro di atti e documenti presso le pubbliche amministrazioni e i gestori o esercenti di pubblici servizi può essere validamente conferito ad altro soggetto con le modalità di cui al presente articolo

Tutte le domande presentate alla pubblica amministrazione tendenti ad ottenere l'emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie conformi e simili, sono assoggettate all'imposta di bollo, indipendentemente dal regime previsto per la sottoscrizione delle domande medesime, salvo che non sia prevista una specifica ipotesi di esenzione, da indicare in modo espresso. L'imposta di bollo è pari a Euro 16,00 ogni quattro facciate.

Se presenti la domanda a mano o a mezzo del servizio postale, il versamento dell'imposta avviene mediante l'acquisto del contrassegno telematico, da apporre sul documento.

Se invece presenti la domanda mediante strumenti telematici, il contrassegno deve risultare dalla scansione del documento oppure devono esserne riportati gli estremi (giorno e ora di emissione e identificativo di 14 cifre). Inoltre, solo in questo caso, l'imposta è dovuta nell'importo fisso di Euro 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento.

Se ti dimentichi di apporre il contrassegno telematico sulla domanda (che quindi risulterà non in regola con l'imposta di bollo), il funzionario non può rifiutarsi di riceverla in deposito, ma è tenuto a inviare il documento privo dell'imposta di bollo al competente ufficio dell'Agenzia delle Entrate, che avvierà la procedura necessaria per la regolarizzazione della domanda.

La domanda di accesso ai documenti amministrativi non è assoggettata all'imposta di bollo, salvo il caso in cui sia finalizzata ad ottenere, anzichè copia semplice, copia autentica di un documento. In tale caso permane l'obbligo di apposizione del bollo sia sulla domanda di accesso che sulla copia conforme rilasciata, salvo che ricorra una specifica ipotesi di esenzione da indicare in modo espresso.

Non sussiste invece l'obbligo di apposizione della marca da bollo per le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà, le segnalazioni certificate di inizio attività (SCIA) e le comunicazioni.