I cittadini stranieri residenti in Italia possono chiedere al Comune di residenza di trascrivere i propri atti di stato civile formati all'estero (Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396, art. 19). Di tali atti, l'ufficiale dello stato civile può rilasciare esclusivamente copia integrale dell'atto trascritto a richiesta degli interessati (Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396, art. 19, com. 3).

I cittadini italiani che si trovano all'estero, anche temporaneamente, devono comunicare al competente Consolato italiano i propri eventi di stato civile avvenuti in territorio straniero. È poi compito dell'autorità diplomatica o consolare trasmettere questi atti al Comune italiano di competenza per trascriverli nei registri di stato civile (Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396, art. 17).

Qualunque cittadino italiano che possieda un atto di stato civile formato all'estero può comunque chiederne direttamente la sua trascrizione in qualunque momento. In questo caso occorre presentare apposita domanda all'ufficio di stato civile che verificherà la validità dell'atto (Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396, art. 12, com. 11).

Gli atti formati all'estero non possono essere trascritti se sono contrari all'ordine pubblico (Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396, art. 18).

Perché abbiano validità anche in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle ambasciate o dai consolati italiani all'estero e devono essere tradotti in italiano.

Per legalizzare i documenti occorre presentarsi al consolato con l'atto originale.

Se si fa parte di uno dei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de l'Aja del 5 ottobre 1961, per legalizzare atti e documenti rilasciati da autorità straniere occorre farsi apporre la cosiddetta postilla o apostille, cioè una certificazione che convalida sul piano internazionale l'autenticità di qualunque atto pubblico e notarile.

Chi proviene da un Paese che ha aderito a questa Convenzione deve quindi recarsi alla competente autorità interna per farsi apporre l’apostille sul documento.

Per ulteriori informazioni, consulta il sito della Farnesina.