Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione possono essere inviate per via telematica

tramite e-mail all'indirizzo: protocollo@comune.cavenagobrianza.mb.it 

tramite PEC all'indirizzo: protocollo@pec.comune.cavenagobrianza.mb.it

Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica, sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

1. a) se sottoscritte con una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore
2. b) ovvero, quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), la carta di identità elettronica o la carta nazionale dei servizi
3. c) ovvero sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d'identità

c-bis) ovvero se trasmesse dall'istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale iscritto in uno degli elenchi di cui all'articolo 6-bis, 6-ter o 6-quater ovvero, in assenza di un domicilio digitale iscritto, da un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS. In tale ultimo caso, in assenza di un domicilio digitale iscritto, la trasmissione costituisce elezione di domicilio digitale speciale, ai sensi dell'articolo 3-bis, comma 4-quinquies, per gli atti e le comunicazioni a cui è riferita l'istanza o la dichiarazione. Sono fatte salve le disposizioni normative che prevedono l'uso di specifici sistemi di trasmissione telematica nel settore tributari

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. La copia dell'istanza sottoscritta dall'interessato e la copia del documento di identità possono essere inviate per via telematica;

Il potere di rappresentanza per la formazione e la presentazione di istanze, progetti, dichiarazioni e altre attestazioni nonché per il ritiro di atti e documenti presso le pubbliche amministrazioni e i gestori o esercenti di pubblici servizi può essere validamente conferito ad altro soggetto con le modalità di cui al presente articolo

Prima di tutto ti occorre un dispositivo di firma

Per poter generare firme digitali hai bisogno di un dispositivo sicuro per la generazione delle firme (una smart card o un token USB).

Se usi una smart card hai bisogno che al tuo computer sia collegato l'apposito lettore.

Se usi un token USB devi semplicemente inserirlo in una delle porte disponibili.

Se non hai un dispositivo di firma devi assolutamente procurartene uno!

... poi ti serve il software per l'apposizione della firma elettronica

Il software deve essere in grado di interagire con il dispositivo di firma per gestirlo (ad esempio per cambiare il PIN) e per generare le firme. Ecco alcuni esempi:

• DiKe
• FirmaCerta

... quali documenti devo firmare?

Nelle guide alla presentazione delle istanze è indicato con chiarezza l'elenco dei documenti e degli allegati da produrre per la presentazione di ogni pratica.

Durante la presentazione telematica di una pratica ti sarà indicato se un particolare documento o un allegato deve essere firmato elettronicamente.

... in che formato devono essere i documenti?

Il formato chiesto per la presentazione di documenti e allegati è il PDF/A. I documenti e gli allegati infatti non devono poter esser modificati dopo che sono stati firmati.

... firma digitale o firma elettronica avanzata?

E ora devi porti la domanda fatidica:

devo firmare con firma digitale o con firma elettronica avanzata?

Ricorda che:

• il certificato presente sulla CIE e sulla TS-CNS è un certificato di firma elettronica avanzata
• se hai un dispositivo di firma digitale ti conviene apporre una firma digitale, nessuna Pubblica Amministrazione la rifiuterà
• durante la presentazione telematica di una pratica ti sarà indicato se è sufficiente apporre una firma elettronica avanzata o se occorre obbligatoriamente apporre una firma digitale.

Tutte le istanze, le dichiarazioni, i ricorsi, le memorie e le comunicazioni rivolte alla Pubblica Amministrazione nell’intento di ottenere l'emanazione di un provvedimento amministrativo (licenza, autorizzazione, concessione, nulla-osta, ecc.) o il rilascio di un certificato o di una attestazione sono, di norma, soggette all’imposta di bollo, ai sensi dell’art. 3 della Tariffa – Parte prima, annessa al D.P.R. n. 642/1972, salvi i casi di esenzione previsti espressamente dalla Tabella – Allegato B, annessa allo stesso D.P.R. n. 642/1972.  Il pagamento dell’imposta di bollo va assolto con modalità diverse a seconda che venga utilizzata la modalità cartacea o la modalità telematica.

1) Imposta di bollo sulle richieste in modalità cartacea

Nel caso in cui  le istanze, i ricorsi, le memorie e le comunicazioni vengano presentati direttamente agli organi della Pubblica Amministrazione su supporto cartaceo, l’imposta di bollo è dovuta nella misura attuale di 16,00 euro per ogni foglio (composto di 4 pagine), mediante l’applicazione del relativo contrassegno telematico (ex marca da bollo).

Non sono soggette all’imposta di bollo le eventuali “lettere di sollecito” di precedenti istanze in quanto tali scritti non assumono i caratteri di una vera e propria istanza, ma hanno natura di segnalazione (Ministero delle finanze – Risoluzione 14 agosto 1986. n. 180).

2) Pagamento imposta di bollo su istanze in via telematica

Nel caso, invece, le istanze, i ricorsi, le memorie e le comunicazioni vengano trasmessi in modalità telematica, l’imposta di bollo è dovuta in misura forfettaria.

Per le istanze trasmesse per via telematica, di cui al comma 1-bis dell’articolo 3 della Tariffa – Parte prima, l’imposta di bollo è dovuta - secondo quanto disposto dalla nota 5 (aggiunta dall'art. 1, comma 592, della legge 27 dicembre 2013, n. 147 - Legge di stabilità 2014 – In vigore dal 1° gennaio 2014) nella misura forfettaria di euro 16,00, a prescindere dalla dimensione del documento.

3) Le istanze inviate via PEC e le modalità di pagamento dell’imposta di bollo

Il sistema normativo vigente prevede, quali requisiti alternativi atti a garantire la provenienza di un documento dal suo autore e quindi idonei a fondare la validità di un’istanza presentata per via telematica, la sottoscrizione dell’atto mediante firma digitale o la provenienza dello stesso da una casella di posta elettronica certificata (PEC).

Le due cose possono essere alternative, per cui la mancata sottoscrizione del documento di identità non inficia la validità della domanda o dell’istanza, se questa viene inviata via PEC, se la domanda è sottoscritta e se vi è incluso il documento. 

La PEC è sufficiente da sola a dimostrare l’identità del richiedente, anche senza firma sul documento (TAR Campania - Sentenza 7 marzo 2018, n. 1445).

I documenti allegati alle pratiche inviate tramite PEC devono essere “documenti informatici” ai sensi della legislazione vigente. In particolare va tenuto presente quanto segue: 

• La PEC non certifica l'identità del mittente né trasforma il messaggio in documento informatico;
• Un “documento informatico”, per essere tale, deve essere salvato nel formato pdf/A e firmato digitalmente;
• Va inviata una singola PEC per ogni singola comunicazione, segnalazione o istanza al fine di una corretta attribuzione del numero di protocollo generale quale identificativo della pratica;
• Le istanze e le comunicazioni devono essere munite della firma digitale di tutti gli eventuali sottoscrittori. (richiedente, progettista, impresa, ecc.);
• L'invio può anche essere effettuato da un delegato cui i diretti interessati abbiano conferito apposita procura speciale (di cui si dovrà allegare copia); 
• Il pagamento dei diritti di segreteria dovrà essere effettuato con bonifico bancario (di cui si dovrà allegare copia).