Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute per legge a stabilire e pubblicare sul proprio sito istituzionale, il termine per la conclusione di ogni singolo procedimento amministrativo. Ogni procedimento deve infatti essere concluso entro un termine ben preciso, indicato all'interno di ogni guida al procedimento pubblicata sullo sportello telematico.

In caso di inerzia o inadempimento del dirigente competente, il direttore generale, ove nominato, ovvero il segretario generale, può diffidarlo ad adempiere, assegnandogli un congruo termine, anche in relazione all'urgenza dell'atto.

Decorso il termine assegnato, il sindaco, su proposta del direttore generale, ove nominato, ovvero il segretario generale, nomina, con atto motivato, un altro dirigente che si sostituisce al dirigente inadempiente, quando questi ometta di provvedere in ordine ad un determinato oggetto.

Ricorrere al titolare del potere sostitutivo è un diritto di tutti i cittadini. Chiunque ha un procedimento amministrativo in corso e riscontra un ritardo nei tempi di conclusione da parte dell'ufficio, può chiedere l'esercizio del potere sostitutivo.

Nel caso in cui non sia stato individuato un funzionario specifico, il potere sostitutivo si considera attribuito al dirigente generale o, in mancanza, al dirigente preposto all'ufficio o al funzionario di più elevato livello presente nell'Amministrazione.

Per ciascun procedimento l'Amministrazione deve pubblicare l'indicazione del soggetto a cui è attribuito il potere sostitutivo, come previsto dal Decreto legislativo 14/03/2013, n. 33, art. 35.