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L'autenticazione [della sottoscrizione] consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive (Regio Decreto 16/03/1942, n. 262, art. 2703, Codice civile).
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata solo quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 prevede che infatti le norme del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si possano applicare anche ai privati.
L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:
L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:
Possono chiedere l'autentica:
Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 3 Le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto notorio possono essere rilasciate dai cittadini italiani e dell'Unione europea. I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani. I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive per quelle materie per le quali esiste una convenzione tra l’Italia e il loro Paese di provenienza.
Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 le dichiarazioni sostitutive devono essere accettate:
Da settembre 2020, infatti, anche i soggetti privati sono obbligati ad accettare l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva. In questo caso il soggetto privato può richiedere all'Amministrazione competente il rilascio della relativa certificazione, previo consenso del dichiarante, conferma della corrispondenza di quanto dichiarato come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 71, com. 4.
L’Autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare l’autocertificazione nell'ambito dell’esplicazione delle funzioni giurisdizionali.
Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 74, la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive costituisce violazione dei doveri d’ufficio. Ai responsabili del procedimento è proibito chiedere l'esibizione dei certificati nei casi in cui è ammessa la presentazione delle dichiarazioni sostitutive. La violazione dei doveri d'ufficio, prevede sia sanzioni disciplinari che la sanzione penale prevista Regio Decreto 19/10/1930, n. 1938, art. 328, com.2, Codice penale.
L'autenticazione può essere chiesta:
L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate infatti il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.
La firma digitale, invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:
L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.
Non si possono autenticare firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione in italiano.
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla Prefettura.
La conclusione del procedimento è immediata.
Questo procedimento è in via generale soggetto al pagamento dell'imposta di bollo da 16,00 € che verrà assolta in modo virtuale pagando il relativo importo in ufficio
É prevista l'esenzione per alcuni usi espressamente indicati dalla legge: il richiedente deve pertanto indicare esplicitamente il tipo di utilizzo oltre ai diritti di segreteria
